背景分析
A集团始创于1995年,是一家集科研设计、工程总承包、房地产开发、投资运营于一体的综合性现代企业集团。拥有建筑工程施工总承包特级资质和建筑行业甲级设计资质,市政公用工程、地基基础工程、装修装饰工程、机电设备安装、钢结构工程、消防设施工程六个一级资质,公路工程、桥梁工程、电子与智能化工程、建筑幕墙工程等二级资质,拥有对外工程承包经营权及援外工程施工总承包资质,经营地域覆盖全国20多个省、市、自治区及博茨瓦纳、纳米比亚、赞比亚、塞内加尔、坦桑尼亚、冈比亚、毛里塔尼亚、北美等多个国际市场。 企业分支机构从多,公司经营风险也相应增加,特别是对其众多分支机构的用印问题,提出了巨大的挑战。如果管控得过死,则会术大的降低运营效率,特别是在竞争愈加激烈的建筑市场,需要较高的响应速度,迅速对市场动态进行反馈以及响应。 而这也增加了经营风险,经常发生项目经理、分子公司经理由于多种原因,在未经充分调研评估甚至未经总部授权的情况下,发生擅自越权对外用印的情况,不但给企业的经营带来重大损失,还给企业未来发展带来潜在的风险。 为了提高企业运营效率,并规避风险,规范用印流程,A集团于2014年委托金信通公司借鉴中国工商银行经验,订制分布式用印系统,并引入智能印控仪,对其集团用印进行信息化智能化升级。
项目内容
集团分布式用印审批平台
总部用印审批系统
分司用印审批系统
特殊用印审批系统
用印物联平台
封闭式印控仪与移动印控仪
集团分布式用印审批平台

正太集团全国设有三十多个分子公司,同时有海外分公司,针对这种机构分散,项目分散而又需要集中用印管控的实际情况,我公司订制开发了集团分布式用印审批平台。

 统一配置印控权限:由集团统一配置印控仪管理权限,比如操作员、维修员、监印员等角色权限。
 统一配置审批流程:由集团统一配置用印审批流程,包括审批节点,以及审批经办人,流转条件等。
 灵活授权分子公司自用印权限:对于分子公司常用的用印流程,授权给分子公司自行配置,确保重要事项集中控制,日常事项授权事后审查控制。

用印授权

操作员设置

流程设置

总部用印审批系统

一般需要总部盖章的事项,通过本业务系统办理。本系统授权给所有人员,就是说公司所有人员均可通过本系统发起用印申请,在经过流程审批后,提交总部印控室用印。用印申请人带上需要用印的资料到印控室执行用印。

 一般用印:即按正常流程审批的用印事项,通过本模块提交,经过审批后提交正式用印并存档。
 应急用印:特殊情况下,如果需要紧急用印,通过这个模块遵循特事特办的方式提交。
 特殊用印:如果需要将印章取出用印,通过本模块执行,流程审批后,将由监印人员与印控室操作人员一起,进入印控室,取出印章用印。

分司用印审批系统

一般不需要总部批准的事项,直接走分司用印审批系统审批,即通过本业务系统办理。本系统授权给分司所有人员,就是说分公司所有人员均可通过本系统发起用印申请,在经过流程审批后,提交分司印控室用印。用印申请人带上需要用印的资料到分司印控室执行用印。

 一般用印:即按正常流程审批的用印事项,通过本模块提交,经过审批后提交正式用印并存档。
 应急用印:特殊情况下,如果需要紧急用印,通过这个模块遵循特事特办的方式提交。
 特殊用印:如果需要将印章取出用印,通过本模块执行,流程审批后,将由监印人员与印控室操作人员一起,进入印控室,取出印章用印。

用印物联平台

本平台与分布于全国各地的智能印控仪通过互联网连接,并接收审批通过后的用印指令,通过PC终端控制印控仪用印。

 印控仪参数设置:对物理连接的智能印控仪进行参数设置,比如盖章区间的设置。
 用印操作:系统会自动提取审批通过后的用印申请单,送至印控执行机构执行用印。

封闭式印控仪与移动印控仪
智能印控仪分两种,一种是固定置于办公室的封闭式印控仪,一种是便携式可带到室外进行用印的移动印控仪。 其中移动印控仪主要用于需要投标等将印章带至室外用印的情况。
 封闭式印控仪:封闭式印控仪实现组织用印的黑盒控制,印控仪管理员对印章管理信息平台传递过来的用印请求实现封闭式自动盖印,并全程记录印章使用情况。
 移动印控仪:在交易活动中,“签字盖章”是许多法律的基本要求,比如公司财务支票就需要加盖财务专用章和法人名章,加盖印章之后支票就具备了法律效力,公司授权银行认可。 也正因为如此,企业单位为了防止个别人员私盖偷盖印章的封式转移或挪用公司资金,都会严格管控公司各类印章。智能移动印控仪,将公司印章安装其中,每次使用前必须提交用章申请,等待审核之后才能完成盖章。而申请、审核过程当中,移动移动印控仪会自动记录用章人员和文件信息,发送给领导确保用印信息的真实性,实时远程管控,从而有效避免印章外带过程当中的违规操作行为。